Organiser un séminaire d’entreprise en 6 étapes
2. Établir l’enveloppe budgétaire allouée à l’organisation du séminaire
Selon le type de séminaire que vous souhaitez organiser et le nombre de participants attendus, il faudra ensuite déterminer une enveloppe budgétaire maximale dédiée à l’organisation du séminaire. Appuyez-vous sur les éditions précédentes, si elles existent, et idéalement sur un budget prévisionnel. Celui-ci vous permettra d’anticiper et maîtriser vos dépenses, ainsi que d’éviter les imprévus ou les oublis.
Le budget devra tenir compte du lieu du séminaire, de la restauration, de l’hébergement et du transport.
Privilégiez une destination facile d’accès pour optimiser le déplacement de vos participants. La destination Saint-Étienne est située au cœur de la région Auvergne Rhône Alpes et est accessible par le train, les grands axes autoroutiers et également par navettes électriques depuis l’aéroport de Lyon Saint-Exupéry.
Avec près de 45 établissements hôteliers et une capacité de 2000 chambres, Saint-Etienne Métropole bénéficie d’une offre variée, allant des établissements de charme aux enseignes internationales, pour organiser un séminaire et accueillir tous vos événements professionnels.
3. Définir la date de l’évènement
Le choix de la date est l’un des points les plus importants. Il faut tenir compte de la période de travail de l’entreprise (est-ce une période de forte activité ou au contraire plus calme et propice à se réunir ?), mais aussi prendre en compte les vacances scolaires et jours fériés.
Le conseil du Convention Bureau : certains mois sont très prisés en termes de séminaire, principalement les mois de juin et de septembre. Pensez à anticiper si vous souhaitez organiser votre événement sur l’une de ces périodes.
Certains outils existent pour vous aider à gérer l’ensemble du processus d’organisation (ex: doodle, etc.)
4. Choisir où organiser un séminaire d’entreprise
En fonction du nombre de participants, vous pourrez sélectionner une liste de lieux pouvant accueillir votre événement.
La deuxième étape sera ensuite de demander des devis afin de s’assurer que cela rentre dans votre budget. Le choix des espaces réceptifs va dépendre du type de séminaire que vous souhaitez organiser : plutôt prestigieux pour un séminaire de direction ? Facilement accessible et avec un parking pour un séminaire de formation ? Dans une destination nature pour votre séminaire de cohésion ?
Le territoire Stéphanois dispose de nombreux atouts dans l’accueil d’évènements professionnels (séminaire, journée de réunion incentive, congrès…) :
- Un accès privilégié au cœur de la région Auvergne Rhône-Alpes : à seulement 2h50 de Paris, 3h00 de Marseille et 45 minutes de Lyon.
- Un Collectif pour vous héberger : Le Club Hôtelier Stéphanois vous aide à héberger tous vos participants avec près de 2000 chambres sur le territoire
- Respirez entre deux réunions dans nos grands espaces naturels : Gorges de la Loire, Parc Naturel Régional du Pilat.
- Un accueil chaleureux et sincère : Ici, c’est dans l’ADN Stéphanois !
- Un accompagnement sur mesure : le Convention Bureau est un service gratuit qui vous accompagne dans l’organisation de votre événement à Saint-Étienne notamment en vous mettant en relation avec des espaces de séminaires variés, adaptés à tous vos évènements.
5. Créer un rétroplanning
Créer un rétroplanning est indispensable pour respecter chaque étape de l’organisation de votre évènement, éviter ainsi les imprévus, les écarts de budget et assurer une bonne organisation.
Après avoir défini la date et l’objectif de votre séminaire professionnel, listez l’ensemble des tâches à prévoir ainsi que leurs échéances (choix du lieu, réservations, transport, communication, logistique, invitations…) jusqu’au jour J de l’événement et même après, afin de dresser le bilan de votre événement.
Si la méthode est encore floue, n’hésitez pas à vous aider d’outils guidés, type Planner ou à vous orienter vers une agence événementielle.
Nos agences événementielles partenaires sont présentes sur le territoire stéphanois pour vous aider à concevoir et réaliser votre évènement dans chacune de ces étapes.
6. Communiquer auprès des invités
Après avoir déterminé le profil de vos participants (en fonction du type de séminaire souhaité), il est essentiel de communiquer sur la tenue de votre événement et d’envoyer une invitation à chacun. Cela peut se faire lors d’une réunion, par mail ou via vos réseaux internes. Il est important de mettre en place un système d’inscription en ligne afin de pouvoir faire un suivi régulier des inscrits et prévoir des relances si besoin.
Dans un second temps, une feuille de route détaillée reprenant les dates, le lieu et le déroulé précis de l’évènement sera envoyée à chaque participant. Plus il y a d’éléments, moins il y aura d’imprévus et plus la logistique le jour J en sera facilitée.
Une fois le séminaire terminé, il est important de revenir vers les participants avec un message de remerciement pour leur participation, sans oublier d’envoyer un questionnaire de satisfaction pour recueillir leurs retours et évaluer si les objectifs ont été atteints.
Vous pouvez également transmettre un récapitulatif des moments forts ou des points clés abordés.
Organiser un séminaire d’entreprise, c’est renforcer la cohésion et impulser une dynamique collective autour d’objectifs communs.
À Saint-Étienne, tout est réuni pour vous accueillir : accessibilité, lieux variés, nature à proximité et notre équipe du convention bureau pour vous aider.
Alors, pourquoi ne pas organiser votre prochain séminaire au cœur de la métropole stéphanoise ?