Organiser un congrès en 8 étapes
Un congrès est un évènement professionnel qui réunit des participants issus d’une entreprise, d’un secteur d’activité, d’une profession ou d’une communauté.
L’objectif est d’échanger autour d’un sujet en particulier, de monter en compétence dans certains domaines et de favoriser le partage de connaissances.
Du temps et une bonne organisation sont les clés pour garantir la réussite de son évènement. Il faut bien souvent plusieurs mois, voire années pour l’organiser.
6ème au classement des villes de rêve 2024, Saint-Étienne accueille de nombreux congrès chaque année et nous sommes là pour vous accompagner dans chaque étape de votre organisation !
1. Définir les objectifs et le thème du congrès à organiser
La première étape consiste à définir les objectifs ainsi que la thématique de votre congrès, qui peut varier chaque année.
Les questions à se poser sont :
- Quel est le message que je souhaite transmettre ?
- Quelle est la problématique, en lien avec mon secteur d’activité, à laquelle je souhaite consacrer ce temps ?
Le choix de la thématique est primordial car c’est ce qui va donner envie aux personnes, partenaires, sponsors, de participer.
Il existe plusieurs types de congrès : scientifique, médical, associatif, politique… Ils peuvent être organisés à l’échelle régionale, nationale ou internationale et se tenir sur plusieurs jours.
On y retrouve aussi bien des professionnels du secteur que des chercheurs et professeurs, des chefs d’entreprise, des représentants ou adhérents d’associations…
Afin de consolider l’organisation de votre congrès et le suivi de chaque étape, il est essentiel de bien s’entourer et cela passe souvent par la création d’un comité d’organisation dédié à l’évènement.
Une agence PCO (Professionnal Congres Organizer) ou une agence évènementielle locale peuvent également vous accompagner dans l’organisation de votre événement.
Vous êtes un représentant en local et vous souhaitez accueillir le congrès de votre spécialité à Saint-Étienne ? On vous aide à porter candidature auprès de votre comité national.
2. Établir l’enveloppe budgétaire allouée à l’organisation du symposium
Après avoir défini les objectifs et le thème de votre congrès, il faut déterminer le nombre de participants attendus.
La deuxième étape consiste ensuite à déterminer l’enveloppe budgétaire maximale dédiée à l’organisation du congrès. Si vous n’avez pas d’historique, il est essentiel de demander des devis afin de recueillir des éléments chiffrés et ensuite élaborer un budget prévisionnel.
Pour cela, il faut prendre en compte tous les aspects techniques, équipements, choix du lieu, logistique, sonorisation ; et aussi la restauration et le choix du traiteur qui font partie intégrante de l’événement et qui représentent un poste important.
Les partenaires du territoire sont également là pour vous guider sur l’aspect budgétaire de votre événement.
3. Définir la date de l’évènement
Pour le choix de la date, il faut tenir compte de la période d’activité (est-ce une période de forte activité ou au contraire plus calme et propice à se réunir ?), mais aussi prendre en compte les vacances scolaires et jours fériés.
Si votre congrès rassemble des entreprises ou professionnels par exemple, favorisez les jours de la semaine. S’il s’agit d’un congrès associatif ou orienté vers une cause caritative, le week-end peut sembler le plus approprié.
La date de l’événement pourra également être déterminée par la disponibilité du lieu événementiel.
4. Choisir où organiser un congrès
Le choix du lieu est une étape très importante, il doit correspondre à vos besoins en termes de capacité, d’équipements, de localisation et de coût !
A Saint-Étienne, nous disposons de 8 grands équipements pour accueillir vos événements professionnels, chacun avec leurs particularités : certains espaces sont situés au cœur de sites historiques, c’est le cas du Centre de Congrès et de la Verrière. D’autres font échos au passé industriel de la ville, comme les espaces de la Cité du Design.
On y trouve des bâtiments d’architecture modernes comme le Zénith et le Parc Expo sans oublier les équipements sportifs comme le Stade Geoffroy-Guichard et l’ARENA.
Pour une mise au vert des participants, c’est du côté de Métrotech que nous vous orienterons.
Une chose est sûre : organiser votre prochain congrès à Saint-Étienne, c’est faire le choix d’une ville à taille humaine, dynamique et engagée à vos côtés.
Des lieux variés pour s’adapter à chaque cahier des charges, une ville accessible et reliée, un accueil chaleureux (ça, c’est dans l’ADN stéphanois !) et un accompagnement gratuit et sur mesure par notre Convention Bureau.
5. Contacter les conférenciers
Le choix des conférenciers et intervenants permet de garantir la qualité de votre événement. Ciblez des profils reconnus dans leur domaine, en mesure de transmettre des contenus pertinents et adaptés à votre audience.
Mais attention, il faut parfois s’y prendre longtemps à l’avance pour bloquer les agendas !
Lors de l’événement, il est important que le déroulé se fasse de manière fluide et efficace pour eux. Vous devrez certainement prendre en charge la réservation de leur hébergement, ainsi que gérer la partie logistique (transfert jusqu’au site réceptif) lorsque cela est nécessaire.
N’oubliez pas de demander en amont leur besoin technique et le type de support sur lequel ils feront leur présentation.
6. Créer un programme concret
Le programme du congrès doit être réfléchi à l’avance, il permet de structurer son évènement, avoir une vision précise du déroulé et cibler la structure événementielle la plus adaptée.
Pour cela, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
- Faut-il un amphithéâtre ou une salle plénière ?
- Combien de salles d’atelier seront nécessaires en fonction des sous-thématiques abordées ?
- Des espaces annexes sont-ils nécessaires (réunions, networking, salle d’exposition, restauration, soirée de gala etc.) ?
Il est important d’établir un planning détaillé dès les premières étapes de l’organisation. Ce programme vous permettra de visualiser l’enchaînement des différentes sessions, d’anticiper les besoins techniques et logistiques et d’assurer une bonne gestion du temps.
Chaque session, pause ou moment de convivialité doivent y figurer car l’ensemble de ces éléments seront transmis aux convives en amont du congrès.
| Le conseil du Convention Bureau : ne pas hésiter à s’appuyer sur les programmes des éditions passées pour s’inspirer des bons (et des mauvais) retours, et perfectionner votre événement ! |
7. Communiquer auprès des invités au sujet du congrès à organiser
Après avoir ciblé vos participants, vos sponsors et vos intervenants, il est essentiel de communiquer sur la tenue de votre congrès et d’envoyer des invitations à chacun. Cela peut se faire par mail, réseaux sociaux ou sur le site internet de votre structure.
Il est important de mettre en place un système d’inscription en ligne afin de pouvoir faire un suivi régulier des inscrits et prévoir des relances si besoin.
L’inscription à un congrès peut être complexe, car cela nécessite d’adapter son emploi du temps, pour cela n’hésitez pas à communiquer dès le départ sur le programme de l’évènement, les moyens de transport sur place, la liste des hébergements à proximité …
8. Le Convention Bureau à vos côtés jusqu’à la fin de votre événement
A Saint-Étienne on aime aussi partager, échanger et on adore recevoir !
Nous sommes présents du début de votre projet jusqu’à l’accueil de vos participants avec notre dispositif exceptionnel gratuit dédié à vos congressistes : notre Pack Accueil Congrès.
Pour toute demande, même en dernière minute, nous sommes là pour vous trouver les meilleures solutions et vous permettre d’être sereins dans l’organisation de votre événement.
Une fois le congrès terminé, il est important d’envoyer un questionnaire de satisfaction pour recueillir les retours des participants et d’en faire le bilan. Vous pouvez également transmettre un récapitulatif des moments forts ou des points clés abordés.
Organiser un congrès demande du temps et de l’organisation mais avec une bonne structuration, un rétroplanning clair et une équipe motivée, votre évènement sera une réussite.
De la candidature de votre congrès jusqu’à l’accueil de vos congressistes, le Convention Bureau est là pour vous simplifier certaines de ces étapes (choix du lieux, mise en relation, lien avec les hébergements, connaissance du territoire et de ses offres, supports de communication…).